Establecer procesos es la base para crear flujos de trabajo exitosos, estos nos muestran de forma clara qué tareas deben realizarse y quién las ejecuta; algo que debemos tener claro es que los procesos están vivos, es decir, tener la apertura al cambio suficiente para saber que en ocasiones deben modificarse y otras descubrir las ventanajas de sistematizar.
Esto puede parecer como un trabajo largo, anteriormente los procesos se realizaban de forma manual, o bien en procesadores de texto que hacían que el trabajo se volviera complejo por la cantidad de elementos que debían moverse cada vez que se necesitaba hacer un ajuste; actualmente existen en el mercado softwares especializados en la elaboración de procesos, esto nos permite modificarlos para alinearnos a nuevas formas de trabajar.
Para comenzar a utilizarlos, basta que encontremos uno que se acomode a nuestras necesidades, brindando una visualización clara de las diferentes actividades que se realizan en la organización, ¿cuáles son las ventajas de utilizar este tipo de sistemas?
- Te permiten definir los campos que necesitas de acuerdo con la cantidad de procesos que tienes.
- Existen formas pre configuradas para establecer relaciones entre diferentes áreas y procesos.
- Se trabaja de forma colaborativa, es decir, todos los involucrados pueden visualizar, proponer mejoras y realizar modificaciones que pueden ser vistas como sugerencias o cambios por aprobar.
- Permite una visión clara de la cantidad de procesos que corren en paralelo, lo que da visibilidad al equipo de la necesidad de realizar su trabajo para habilitar el trabajo de los demás.
- Crea un sentido de transparencia sobre las diferentes actividades que se realizan en la organización.
Si no estás familiarizado con este tipo de programas te compartimos tres sugerencias:
- Celonis: este software te permite crear, registrar y automatizar procesos, además te permite obtener métricas sobre el funcionamiento de estos y así conocer en donde se encuentran las brechas a cerrar entre áreas.
- Process Maker: si estás iniciando, este software es amable con pocos, pero útiles “features” que te permiten establecer relaciones entre diferentes tareas y áreas.
- Flokzu: es un software que permite automatizar los procesos y visualizar los flujos de trabajo, te permite revisar aquellas tareas que son repetitivas para establecer automatizaciones que ahorren tiempo y estimulen la productividad, además puedes observar métricas de rendimiento para los diferentes procesos.
El uso de un nuevo sistema puede parecer amenazador en ocasiones, puede parecer abrumador utilizar diferentes tipos de softwares, pero cuando les das la oportunidad, notarás que las plataformas te ayudan a alinear, establecer y transparentar el rendimiento de cada uno de los procesos que corren en la organización;esto te permite modificar flujos de trabajo, revisar cargas, comunicar cambios y ayudar en general a los colaboradores a organizar mejor su trabajo. Para empezar a utilizarlos te recomendamos visualizar cuántos procesos deseas capturar, los campos que tendrán y a partir de ese momento puedes establecer relaciones entre tareas y muchas veces incluso, utilizarlos para notificar a los usuarios en qué parte del proceso se encuentra la actividad, para que se preparen para la siguiente fase, o bien simplemente para conocer sus tareas del día.
Recuerda que en el camino de la transformación digital, este tipo de apoyos representa un impulso para el cambio y una nueva forma de relacionarse con el trabajo, haciendo los procesos más eficaces, eliminando tareas no necesarias y creando una cultura de constante innovación.
