La sistematización es un proceso que realizamos para documentar los avances, aprendizajes y experiencias derivadas de la implementación de un nuevo proceso; realizarla nos permite ordenar eventos, recursos e incluso hacer previsiones, cuando un equipo o empresa opta por sistematizar la transformación digital, será clave para la implementación exitosa que el proceso sea documentado.
La documentación de un nuevo proceso representa un reto para las personas involucradas en el proyecto, su misión es crear nuevo conocimiento a partir de las situaciones que suceden en el día a día. En el caso de la transformación digital pueden suceder varias cosas al mismo tiempo, por ejemplo, cambios en la comunicación de la filosofía de la organización, que supone un cambio culturar; la introducción de un nuevo software para la gestión del trabajo, lo que supone un cambio tecnológico o el reacomodo de áreas para motivar la innovación, esto es un cambio físico. Cada uno de estos debe ser adecuadamente registrado, de esta forma se realizan valoraciones y ajustes durante el proceso y también se crean manuales de operación y seguimiento, mejores prácticas y por supuesto un equipo que esta consciente de que el cambio es constante.
Si tu equipo o empresa ya está inmerso en el proyecto de transformación digital, es posible realizar esta documentación en retrospectiva y comparar los resultados obtenidos hasta el momento.
Para comenzar el proceso de documentación te recomendamos lo siguiente:
Cambios culturales
- Registra qué nuevos comportamientos se están buscando y las acciones concretas para realizarlos.
- Registra los eventos planeados o ejecutados para la comunicación de este cambio.
- Registra las acciones concretas que se han pedido a los colaboradores.
- Realiza un checklist de cómo puedes evaluar estos nuevos comportamientos de forma 100% observable.
- Después de un tiempo (recomendamos un mínimo de 3 meses) realiza una comparación entre comportamientos observados y esperados, y del resultado de esa comparación define nuevas acciones para cerrar las brechas.
Cambios de plataformas o software
- Identifica los cambios que esperas ver en la organización con el uso de este nuevo programa (aumento de productividad, reducción de tiempos, automatización de procesos).
- Enlista quién debe participar en el aprendizaje de esta nueva plataforma.
- Registra el proceso de uso del sofware de punta a punta, es decir, quién lo nutre de información, cómo lo utilizan los usuarios, qué resultados se obtienen de la información cargada.
- Mantente cerca de los usuarios para registrar los problemas de uso comunes y sus soluciones.
- Realiza un seguimiento de los avances del objetivo propuesto y toma acciones para cerrar brechas.
Cambios de espacio físico
- Registra qué cambios de conducta observables esperas ver a partir del cambio de espacio o implementos.
- Entrevista a los participantes para conocer sus experiencias.
- Registra el tiempo que les toma adaptarse y con qué conflictos se enfrentan.
- Define un plan de acción en caso de que sea necesario realizar un nuevo cambio.
- Monitorea los avances y compáralos con el estado esperado.
El objetivo final de la sistematización es la mejora continua, la cual es sumamente importante en un proyecto de transformación digital en un entorno de cambio acelerado. Asegúrate de contar siempre con la documentación del proceso y utiliza esta información para crear conocimiento dentro de la organización sobre su propio funcionamiento.
