En nuestra entrega anterior revisamos la utilidad del uso de sistemas de procesos, en esta ocasión queremos profundizar en un ejemplo que nos permita comprender los beneficios de la optimización de procesos y… transparentar procesos.
Cómo sabemos, la creación de un proceso empieza por conocer las tareas a incluir y cómo se relacionan unas con otras. De forma tradicional estamos acostumbrados a ver grandes diagramas de flujo que se entrelazan con simbologías específicas, para personas familiarizadas con este tipo de esquemas la interpretación es muy sencilla, sin embargo, para el resto de nosotros puede resultar confuso y abrumador.
Parte del cambio de cultura que busca la transformación digital es transparentar la información de tal forma que todos en la organización puedan comprender qué tareas deben realizarse y quién es responsable de hacerlo.
Te compartimos que en nuestra organización utilizamos Flokzu; en éste cada usuario puede aportar la informar necesaria para cada proceso, enviando un formulario que nos guía paso a paso en la información que es necesario ingresar.
A su vez, estos datos forman una estructura que nos permite evaluar el desempeño de cada proceso, ya que es sencillo revisar qué tareas se completan y cuáles llevan más tiempo.
Cuando la información se encuentra abierta de esta forma se facilita la comunicación tanto al interior de la organización, como con los clientes y proveedores logrando así una mejor coordinación de procesos y asegurar resultados en tiempo y forma.
El uso de Flokzu nos garantiza que podemos consultar, modificar, complementar y transparentar la información, de tal forma que todos los participantes en la empresa conozcamos el flujo de trabajo, asumamos nuestras responsabilidades y generemos procesos eficientes que garanticen la continuidad de nuestra operación.
