Creación, gestión y seguimiento de procesos
En artículos anteriores hemos hablado sobre los procesos y cómo estos ayudan a mantener los flujos de trabajo; para que estos procesos funcionen adecuadamente es necesario que sean monitoreados para lograr estandarizarlos en toda la organización, de esta manera se garantiza que todos los involucrados realicen las tareas que se esperan de ellos para lograr los objetivos planteados. Esos objetivos los podemos alcanzar a través de un ente que se conoce como oficina de procesos.
Pero ¿de qué depende que los colaboradores se sumen a los procesos?
La respuesta se encuentra en la cultura organizacional, sin embargo, ésta, al igual que los procesos, no se crea de la nada. Una empresa que tiene claridad en lo que quiere lograr y como lograrlo se enfoca en documentar y aplicar procesos para maximizar sus resultados, el monitoreo de estos procesos está a cargo de un área muy importante: la oficina de procesos.
En el emprendimiento de una empresa difícilmente se considera establecer este tipo de áreas, ya que al inicio aprendemos por acierto y error, revisamos lo que nos gustaría hacer y cómo hacerlo, pero ¿crees que cambiarán las organizaciones si desde un inicio tuvieran un seguimiento detallado a sus procesos?
Probablemente sí, lo que sucedería es que podrían detectar más rápido lo que es funcional y corregir lo que gasta recursos materiales y humanos de forma innecesaria; el considerar establecer una oficina de procesos es darle la oportunidad a la empresa para garantizar la calidad de su trabajo.
¿Quién es un buen candidato para formar parte de estas oficinas?
- Personas con amplio compromiso con la cultura organizacional.
- Amplio conocimiento de los productos o servicios finales del negocio.
- Miembros del equipo con flexibilidad y adaptación al cambio.
- Personas con amplia capacidad de innovación.
Estas habilidades son necesarias ya que una de las tareas principales de la oficina de procesos será crear ciclos de mejora continua; algo más a considerar es la necesidad de que los integrantes cuenten con perfiles multidisciplinarios que les permitan acercarse a los procesos desde diferentes puntos de vista. Las tareas principales de esta oficina son:
Comúnmente estas oficinas se apoyan en sistemas conocidos como BPMS, es decir, softwares diseñados para gestionar y automatizar los procesos (ej. Flokzu, Asana, Lucichart), estos programas permiten que la oficina de procesos concentre en un solo ambiente de trabajo el seguimiento, anotaciones, ideas, innovaciones y conexiones entre áreas que permitan monitorear el flujo de trabajo.
Como puedes ver la oficina de procesos tendrá un trabajo continuo, en el que la observación, análisis e innovación serán clave para lograr una adecuada gestión de los recursos de la organización y mantener los niveles de calidad.
