Establecer procesos implica tener la claridad suficiente sobre las operaciones que se realizan en la organización y los resultados esperados. Quienes los diseñan tiene un trabajo constante en el que debe observar qué sucede, cómo sucede y quién lo ejecuta; son los diseñadores de procesos.
Realizar el constante análisis de la información que tenemos alrededor puede ser un proceso desgastante, sobre todo cuando de este análisis depende la correcta organización para lograr los objetivos, distribuir adecuadamente el trabajo y dar un mejor uso a los recursos.
Como revisamos en el artículo pasado, reconocer de qué forma abordamos los procesos personales, nuestros hábitos y organización es un primer paso que puede ayudarnos para establecer procesos más complejos, por lo que en este artículo queremos compartirte algunas buenas prácticas para mantener la claridad mental, y utilizar tus recursos internos para crear flujos de trabajo que empaten con los objetivos organizacionales.
- Haz listas. Las listas nos ayudan a tener presente las tareas que es necesario realizar; puedes empezar solo por enlistar sin ningún orden en particular las actividades que tienes pendientes o que te gustaría realizar, posteriormente jerarquízalas para priorizar aquellas que tienen mayor urgencia.
- Crea fechas límite. Si estás mapeando un proceso es útil que coloques algunas fechas en las que debes terminar cada parte, incluso si tienes información faltante; inicia con lo que tienes y deja espacios para completarlo con lo que hace falta.
- Realiza pausas. Detenerte es muy importante, en ocasiones queremos terminar todo el trabajo en un solo movimiento, pero distanciarte por un momento y revisarlo de nuevo aporta un gran valor, ya que nos permite revisar desde diferentes ángulos lo que hemos creado.
- Busca retroalimentación. Mostrar a otros lo que has hecho y explicarlo es útil para saber si es comprensible; en el caso particular de los procesos es bueno contar con retroalimentación de los involucrados en esto. Una buena práctica es preguntar de forma aleatoria a alguien que ejecuta el proceso pero no conoce el mapeo, esto te ayudará a saber si estás contemplando todo lo relacionado con éste.
- Mantén tu mente en el cambio constante. Algo interesante e incluso natural con los procesos es el cambio constante; lo importante es que las bases se encuentren bien asentadas, de esta forma cuando se debe realizar un ajuste no implica cambiar todo el proceso.
Es importante que tengas en mente que el mapeo de un proceso es un proceso por sí mismo, por lo que necesita tiempo para asentarse, permear en la organización y llegar a un estado en el que sea posible ejecutarlo de forma automática; la paciencia, observación y análisis constante son claves que es necesario tener en mente para evitar la frustración que puede causar querer que todo salga perfecto en una primera ocasión.
Por otro lado, como documentador e implementador es posible que notes que no todo se realiza al pie de la letra o como hubieras esperado; si observas esto tómalo como una señal de que hay cosas que pueden mejorar, y que esto no implica que el mapeo de un proceso haya fracasado.
Recuerda que en la actualidad tienes al alcance softwares como Flokzu que te ayudan a mapear procesos, llevar un control de los cambios realizados y modificar ágilmente lo que necesites para avanzar.
