La creación o documentación de un proceso es una tarea ardua que únicamente cobra sentido cuando damos seguimiento a la ejecución de estos, buscamos puntos de mejora y probamos su eficacia una y otra vez al realizarlos; la clave detrás de este seguimiento estará en el flujo de comunicación entre todos los involucrados. Esta es la clave para implementar un proceso.
Como hemos dicho antes, el éxito de los procesos está en las personas que los viven, por ello, la comunicación es clave para que todos decidan involucrarse e incluso para que asuman su rol dentro de la organización, cuidar la comunicación constantemente tiene diferentes objetivos:
- Antes de la creación: en entrevistas para recabar información suficiente.
- Durante la creación: para obtener diferentes puntos de vista, probar el orden.
- Al finalizar: para que todos los involucrados conozcan el resultado y sean capaces de seguirlo.
- De forma continua: para dar seguimiento a la implementación y buscar mejoras
Sin importar cual sea tu rol o la razón por la que estás creando un proceso, verlo únicamente como una tarea sin considerar el elemento humano terminará por dificultar la implementación, por ello te damos 5 recomendaciones para establecer comunicación de forma constante:
- Piensa en el resultado que buscas. Toda comunicación tiene una intención, antes de comunicarte piensa si estás buscando retroalimentación, orientación o toma de decisión.
- Elige el momento adecuado. Busca los momentos oportunos para cada intención comunicativa, por ejemplo, si buscas levantar información es mejor hacerlo en un momento en que las personas se sientan relajadas para que muestren apertura.
- Utiliza lenguaje comprensible para todos. En ocasiones no todas las personas involucradas comprenden el lenguaje técnico que podría utilizarse en el proceso, busca comunicarlo de tal forma que todos entiendan lo que quieres decir.
- Informa el objetivo de tu comunicación. La transparencia es clave para el funcionamiento de las organizaciones, informa a las personas para qué te comunicas con ellos, esto también les dará orientación sobre el resultado que buscas de la comunicación y te ayudará a obtener información.
- Crea entornos de confianza. Toda comunicación fluye mejor en entornos en los que las personas se sienten cómodas al interactuar.
La falta de comunicación puede crear entornos hostiles, en los cuales la gente tiende más a resistirse al cambio, ya que no comprenden la razón de éste y se sienten amenazadas; si trabajas con procesos es importante que todas las personas involucradas sepan que pueden dar su opinión de forma abierta. La participación crea también un sentido de compromiso hacia el cumplimiento de los objetivos.
Comunicarte de forma clara y transparente, será clave para la implementación y desarrollo de cualquier proceso, refuerza tus habilidades de comunicación y abre espacios para que el elemento más importante de cualquier organización, es decir, las personas, puedan comunicarse abiertamente, esto los habilitará para trabajar con fluidez.
