Los retos abundan en las organizaciones, por lo que demandan diferentes capacidades de los equipos de trabajo. Es probable que cada uno de los integrantes de esos equipos de trabajo tenga una visión diferente y específica de la naturaleza del reto y de las alternativas para resolverlo. Una comunicación clara entre personas y áreas del negocio se hace necesaria.
Pensemos en una situación no tan inusual: un colaborador de recursos humanos le pide a un colaborador de procesos mapear el proceso de reclutamiento para elaborar uno nuevo. En recursos humanos asumen que el proceso está en marcha y podrán obtener resultados pronto, confiando en que se explicaron lo suficiente. Al realizar la primera reunión, los resultados no son los esperados. El colaborador de RH estaba seguro de haberse expresado de manera clara, pero parece que en el área de procesos entendieron otra cosa.
¿Qué crees que sucedió en esta situación?
Cada uno de nosotros tenemos un área de especialidad, nos acostumbramos a utilizar ciertos tecnicismos, abreviaturas o hasta palabras inventadas con las que nos referimos a nuestro quehacer diario. Al estar tan acostumbrados a expresarnos de esta manera, es lógico suponer que las personas a nuestro alrededor comprendan exactamente de lo que estamos hablando.
Un problema como el que vimos en el ejemplo de arriba se deriva de que, en ocasiones no sabemos comunicarnos de manera adecuada, y en otras más, no solo es por esa razón.
Algunas veces, aun colaborando en la misma empresa, no estamos seguros de qué es exactamente lo que realizan las otras áreas y cómo eso se relacionan estas con nuestro trabajo.
Para mejorar la comunicación en la organización, necesitamos herramientas que nos ayuden a expresar lo que conocemos acerca del funcionamiento del negocio y nos permita hablar de él de manera organizada. Una idea para lograr esto es establecer un vocabulario estructurado de negocios.
El vocabulario estructurado de negocios es una colección de términos -es decir, de sustantivos o frases reconocidas en la organización que pueden ser empleadas en la comunicación organizacional de todo tipo- y definiciones básicas, cuantificables y que no describen un procedimiento.
Este vocabulario puede establecerse para utilizarse de manera común dentro de la empresa, pero también es útil cuando iniciamos un proyecto y queremos estar seguros de que todos los participantes estamos entendiendo exactamente lo mismo.
Para poder construir un vocabulario de negocios es necesario:
- Definir objetivo.
Ahora que tenemos un motivo para buscar esta herramienta, conviene definir un objetivo, es el primer paso.
- Definir alcance.
Una vez definido el objetivo, es necesario medir el alcance, ¿hasta dónde queremos que llegue esta comunicación y qué se necesita para llevarla hasta allá?
- Realizar reunión de arranque.
Logramos definir un objetivo y reflexionamos sobre el alcance que podemos darle a este proyecto; ahora hay que reunirnos con los miembros de la organización y formalizar el proyecto, ¡es tiempo de poner manos a la obra!
- Elaborar vocabulario.
El proyecto ha sido formalizado y ahora es momento de construir el vocabulario estructurado que facilitará la comunicación clara entre los miembros del negocio. Esta herramienta puede ser la clave para que la organización funcione de manera óptima.
No dudes que un vocabulario estructurado marca la diferencia para el éxito de un proyecto. Evitar enredos comunicativos ahorra tiempo y recursos que pueden ser utilizados para mejorar o realizar nuevos proyectos. Además, generará beneficios en las relaciones interpersonales, evitando frustraciones y generando seguridad en el equipo, ya que será más fácil visualizar que todos avanzan en la misma línea.
Ahora que conoces esta metodología, pon en marcha los pasos para generar una comunicación efectiva y no dudes en consultar los catenos que tenemos disponibles para apoyarte.
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