La palabra proceso puede tener una connotación negativa, remitiéndonos a asuntos que tratamos con tedio y que nos parece muy elaborado revisar: Cuando atravesamos por un cambio cultural derivado de la transformación digital, generar LOS procesos será una fase clave para monitorear el avance en la implementación de nuevas formas de hacer las cosas.
En este artículo queremos proponerte que la elaboración de tus procesos vaya de acuerdo con la cultura que buscas permear, diseñándolos de forma ágil y creativa en la que todos puedan sumarse.
Por ello, iniciaremos revisando algunas recomendaciones y algunos softwares que puedes utilizar para empezar la tarea. Una vez que definas esto, en un próximo artículo hablaremos a profundidad de los pasos para crear un proceso.
Iniciemos con lo básico, para establecerlos te recomendamos:
- Suma a las personas que son clave en las actividades, los procesos que fallan; esto regularmente se realiza sin considerar a las personas que van a utilizarlos, esto hace que se les vuelvan ajenos y difíciles de implementar.
- Comunica que estás haciendo las cosas de forma diferente, es importante que el equipo sepa que junto con la transformación digital, vendrá también la elaboración o re elaboración de procesos, esto requiere de la inclusión del equipo.
- Abre paso a la creatividad, los procesos son rígidos y están hechos para seguirse, ya que esto garantiza que podamos cumplir con funciones o con nuestro papel en la cadena de valor, pero esto no quiere decir que tengan que elaborarse de forma tradicional; aprovecha la transformación digital para incorporar metodologías o herramientas que te permitan hacer más amable el proceso.
- Define bien a todas las actividades por incluir, al hacerlo toma en cuenta que los procesos deben tratarse de acciones, no de personas, ya que, en caso de que alguien llegue a faltar, es necesario que el proceso pueda seguirse ejecutando.
- Documenta todo lo posible, escribe paso a paso el camino que estás siguiendo para establecer el proceso, esto te ayudará a regresar y revisar lo que está saliendo bien o si en algún punto la planeación fue incorrecta.
Los procesos deben ser planteados y correctamente señalados, para ello te proponemos el uso de softwares visuales que faciliten que observes las relaciones lógicas entre tareas, algunas también funcionan para que una vez que establezcas el proceso puedas dar seguimiento a las tareas, mencionamos a continuación algunos:
- Mural es una aplicación que contiene mapas, procesos y viajes de usuario con plantillas prediseñadas que pueden ser fácilmente editadas, además de que ofrece espacios colaborativos, por lo que más de una persona puede tener acceso y hacer modificaciones.
- Jira es una aplicación de administración de proyectos, pero además te permite ingresar a diferentes plantillas que cuentan con procesos prediseñados, puedes mover las figuras y relaciones para establecer el proceso y posteriormente planificar el seguimiento de todas las actividades en un mismo tablero.
- Lucidchart te ayuda a definir relaciones entre tareas y crear mapas de flujo que pueden integrarse en un mismo proceso.
Una vez que hayas elegido en donde realizarlo y las personas a las que vas a involucrar es momento de poner manos a la obra; regularmente los procesos no se crean de cero, es decir, antes de crearlo ya tienes un problema por resolver en mente, así como los pasos a seguir para su resolución; crear un gráfico que lo explique ayudará a las personas en la organización a familiarizarse con la cadena que debe de seguir en las diferentes tareas que realiza la organización.
