Uno de los retos a enfrentar en el trabajo en equipo a distancia es mantener equipos unidos para que trabajen en sincronía cuidando los resultados; no todos los equipos y sus integrantes se adaptarán de la misma forma, por ello, es importante considerar ciertas acciones para garantizar que todos se sientan incluidos y que la productividad se mantenga.
Es esencial considerar que, al trabajar a distancia, cada integrante tiene circunstancias diferentes, puede ser que tu casa sea silenciosa, pero es posible que colaborador tenga menores de edad, mascotas o un entorno ruidoso.
Consideremos también que en algunos equipos pueden existir brechas, es decir, que hay personas que se adaptarán más fácilmente a la tecnología que otras, y esto puede traer al inicio frustraciones y complejidad en las interacciones.
El primer paso para garantizar que el equipo funcione con una comunicación adecuada, será asegurar de que todos cuenten con los insumos, que existan códigos y tengan conocimiento suficiente de las herramientas.
¿Cómo hacerlo?
- Revisarinsumos (computadora, teléfono, audiófonos) y espacios para asegurarse de que todos cuentan con un ambiente adecuado para trabajar.
- Evaluarcomunicarse por las mañanas para establecer los objetivos del día.
- Identificar al menos dos medios de comunicación, por ejemplo, correo para solicitudes regulares y el chat para emergencias.
- Revisar el código de comunicación, por escrito, la comunicación será más formal y aún así pueden incluirse palabras que aligeren la comunicación, siempre y cuando exista un acuerdo entre todos del significado de estas.
Una vez que estén claros los medios para comunicarse, busca optimizar de los mensajes. La forma en la que hablamos frente a frente varía cuando lo hacemos por texto, por lo que hay que poner atención a la forma en la que se escribe para que la comunicación sea clara y se logre tu objetivo. Cuidar también que tus interacciones sean sencillas, una de las ventajas del trabajo en casa es que nos permite gestionar nuestro tiempo y enfocarnos a los objetivos, cuidar que las interacciones se optimicen el tiempo y el del equipo, y así, atender al bienestar personal y familiar.
¿Cómo interactuar de forma sencilla?
- Verifica que todos conocen como manejar el software de comunicación.
- Recuerda que menos, es más, utiliza menos palabras al comunicarte, pero enfocadas a tu objetivo.
- Colabora con los otros, si te es fácil comunicarte de forma digital, ayuda a quienes lo necesiten.
- Establezcan límites de horarios para comunicarse.
- Mantente abierto y honesto a circunstancias que puedan impedirte comunicarte.
- Trata de no perder la convivencia, pueden realizar una reunión para platicar de temas no relacionados con el trabajo, esto mantiene la cohesión y facilita la resolución de conflictos.
Pueden buscar también realizar sesiones quincenales en los que puedan platicar de como mejorar algún proceso/producto/servicio, esto los mantendrá enfocados en la mejora continua y saber que continúan avanzando como equipo.
Recuerda, el cambio de ambiente físico de trabajo significa encontrar nuevas formas de interacción que permiten nuevas formas de acercase.
